مهم جداً استخدام نوعية الملفات المناسبة لطبيعة المستندات من حيث الحجم والشكل والنوعية..إلخ، فالمطلوب من حضرتك أنك تعمل زيارة للمكتبة أو لمورد الأدوات المكتبية وتقوم باختيار نوعية الملفات المناسبة لطبيعة عملك وطبيعة المستندات المستخدمة، الملفات ليها أشكال وألوان كالتالي:
• الملفات المخصصة للأدراج أو ما نطلق عليه "شانون" بيكون فى كل درج على الجانبين عمود يتم تعليق الملف عليه، لذلك فملفات الأدراج بتكون عبارة عن ملف من الورق وله مسطرة من البلاستيك أو المعدن وعلى الجانبين مجرى ليعلق الملف منها، وتلك الملفات يوضع بها عدد قليل من الورق فنجدها أكثر لدى مسئولى الموارد البشرية بحيث كل ملف به مصوغات تعيين الموظف أو لدى المشتريات يحتوى كل ملف على بيانات مورد أو عقود.. إلخ.
• ملفات الصندوق Box file، النوعية دى من الملفات مخصصة لكمية كبيرة من الملفات أو كأرشيف لمستندات قديمة وهى توضع فى مكتبة للملفات ويتم تصنيفها وفقاً للموضوع والتاريخ أو أى بيانات أخرى قد نحتاج إليها عند البحث، وهى لها أشكال كثير وأحجام أيضاً وتقاس بالسم وتبدأ من 1 سم إلى 8 سم، غالباً يكتب على الملف من الخارج سعة الملف من الأوراق "مثلاً سعة 100 ورقة"، فيجب مراعاة ذلك بمعنى لو أن الملف سعة 50 ورقة لا يجب وضع أكثر من ذلك داخل الملف لأن ذلك ممكن جداً يتسبب فى ضياع المستند أو تقطيعه لأن الملف لن يغلق جيداً.
• ملفات الاجتماعات، وتلك الملفات هى التى يوضع فيها مستندات قليلة 3 أو 4 ورقات مثلاً لتوصيل معلومة معينة لآخرين.
• ملفات المتابعة، وهى ملفات يكون بداخلها ظرف بلاستيك "يشبه الكيس"، وهى الملف اللى بضع فيه الأوراق التى سيتم توقيعها مثلاً أو تسليمها.. إلخ، وكل ظرف يوضع فيه ورقة واحدة ليس أكثر.
كما يوجد نوعيات كثيرة من الملفات فكل يوم يخرج علينا موردو الأدوات المكتبية بالجديد منها، يتناسب مع استخدمتنا، كما أن هناك بعض الأمور التى من الواجب مراعاتها أثناء تنظيم ملفاتك وهى:
1- الاهتمام بفهرس المستندات، الملف يشبه الكتاب، فحين فتح الكتاب أول ما تجده هو الفهرس وهو ما يسهل عليك إيجاد المعلومة بسهولة ويسر كما أنه يوفر عليك الوقت والمجهود، لذا عليك أن تُعد "فهرس" لكل ملف ويكتب فيه كل مستند جديد يتم إضافته ليسهل عليك مهمة البحث بعد ذلك.
2- الاهتمام باستخدام الفواصل، الفواصل هى قطع من الورق المقوى وتجد منها ما هو مقسم بالأرقام أو بالشهور أو بالسنوات..إلخ، وهذا سيساعدك فى إيجاد المستندات بشكل أسرع، وأيضاً يساعدك على وضع المستندات فى مكانها السليم دون عناء.
3- الترتيب المنطقى للمستندات، وكل منا له حرية الاختيار فى ترتيب مستنداته كما يرغب، فمنا من يحب تنظيمها زمنياً ومنا من يرغب فى تنظيمها وفقاً للموضوع أو وفقاً لعنوانها..إلخ، فى تنظيم المستندات لا يوجد خطأ مطلق أو صواب مطلق، المهم هو اختيار طريقة التنظيم التى تتناسب مع طبيعة عملك وطبيعة المستندات.
4- تخلص من المستندات أو الملفات التى لا يتم استخدامها، والتخلص من المستندات أو الملفات له أكثر من طريقة فالمستندات التى لن يتم استخدامها مرة أخرى يتم التخلص منها نهائياً، ولكن يجب تقطيعها وطمس ببناتها نهائياً حرصاً على سرية المعلومات، فالبعض قد يستخدم ماكينات الفرم وآخرون يقومون بحرقها.. إلخ، أو وضعها فى غرفة الأرشيف وهى توجد فى الشركات الكبيرة، حيث يتم الاحتفاظ بالمستندات لمدة 5 سنوات والتخلص منها بعد ذلك.
5- اهتم بأماكن وضع المستندات فالمستندات التى يتم استخدامها دورياً يجب أن تكون فى متناول يدك لكى تصل إليها بسهولة ويسر.
وده كان موضوعنا عن تنظيم الملفات، الموضوع بسيط جداً وغير معقد بالمرة، وكل واحد ممكن ينظم ملفاته بطريقته، نظام الملفات الجيد هو النظام اللى حتى لو أنا مش موجود فى الشركة أى حد يقدر يصل للمعلومة بمنتهى البساطة وكأنى موجود بالضبط.
المصدر اليوم السابع
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق